On Demand: Getting Started with Your First Email Send

[Chris-S]

Click to see more

Transcript

Auto-scroll

Hello, everyone, and welcome to today's Constant Contact Power Session on your marks, get set, sent, getting started with your first email.

My name is Andy. I'm the customer marketing manager for APAC here at Constant Contact, and I'll be taking you through today's pound session.

Now a little bit about Constant Contact before we get started. We've got over five hundred thousand customers globally, and we've been operating for over thirty years. And we help those customers send over one hundred billion emails annually.

Now we're more than just email marketing, as you can see. We also do surveys, automation, AI powered campaigns, social media marketing, events, list segmentation, landing pages, and more.

So here's what we'll cover today. Firstly, email fundamentals, inbox, opens, and engagement. So we'll show you how to get your email into the inbox, get more opens, get more engagement, and, of course, how to get your design right as well, including creating your very own email template, customizing that, and then sending your email. Let's firstly look at getting into the inbox.

A few things dictate whether your email actually goes into the inbox or one of the other subfolders like the promotions tab. There's the sender or from address. So this allows a reader to be able to identify your business. Is this the company that I'm expecting?

Am I expecting an email now? Where is it coming from? What's the email address that tied to that? That kind of thing is all visible through the from address.

Then there's a domain figure sorry. Then there's a domain configuration.

Now this allows the email programs or platforms like Gmail, Yahoo, etcetera, to see you as a trusted sender. And in constant contact, we call that self authentication. So So it's important to you to make sure that you've got this set up in the platform as well. That way, other systems out there, other servers, mail servers, and so on, will see you as a trusted sender.

And, of course, message content, keywords, and the content also plays a very important part in where your email lands. So if the email is quite salesy or you've got a history of sending sales emails and Gmail can see this through its analysis, sometimes then the email will land in promotions folder and that kind of thing.

So secondly, how do we then look at getting more open? So our email is now in the inbox. It's in the right place. People can see it.

How do we drive more people to open it? Well, several things drive opens. Send a name being the first one. Does the contact or recipient understand or know the person or company who's sending the email?

Expectancy, which is actually the last one on this slide, plays a very important part in this as well. If the person is not expecting this email from you or from this company because it isn't the same name as the company they signed up for, the website isn't matching the email or the form is, that kind of thing, this could then drive someone to just click that bin icon without even clicking on the email to have a look and see what's inside. So definitely important to make sure the sender name is right. And, of course, expectancy.

Firstly, not only in terms of timing of the email, but also, is it what I am expecting versus what I signed up or sign up for, I should say. From a subject point of view, it's very good to make sure your subject tells the reader what the email is about. And I go a step further and say that sometimes, a subject line that is personalized based on the content is better than a generic one like December twenty twenty four newsletter, which I've seen done. It can work a lot better to actually perhaps use your subject line or make the subject line focus on something that is highlighted in the December twenty twenty four newsletter if that's the one you're sending.

So for example, x y zed doughnuts wins award for new store concept.

That could be the lead article or headline in your newsletter. Put that in the subject line as well. You'll generally find that that is more interesting and engaging and will get more opens than a generic subject line that just says the date, the year, you know, what it is, that kind of thing.

And, of course, as you can see, their preview text, that's an extra line that's usually, visible in most email clients, extra line of text that can provide some additional context to the, the contact or the reader so they can know a little bit more about what the email is about. And, of course, expectancy, I covered briefly before.

Cool. Okay. So the email's going in the inbox. It's being opened because we're following all the right things.

How do we now get more engagement? And by engagement, I mean, click throughs, essentially. Getting the person to do what you want them to do for as a result of reading the email. It can be to understand something about a product or services that you've got there.

It can be to fill in a form, to download an ebook, to buy something from you. Whatever the thing is that you want them to do, this is how we can drive engagement to that thing so that the contact does that. Firstly, content. Is the content useful and worth the reader's time?

If you're just sending emails for the sake of sending emails and it doesn't have anything really to do with what they signed up for, you'll generally get a deletion or unsubscribe from that. So it's important to not just send an email for the sake of it, to actually think about the information contained within and whether it's relevant to the contact. And, again, personalization, as you can see there, plays an important part in this too, which I'll come back to in a moment.

CTA stands for call to action. So what is the call to action of your email? What do you want the person to do as a result of receiving it? Is there a clear call to action?

And is there a sense of urgency as well that can generally help drive things as well? Particularly if your email is maybe an abandoned cart email, a good call to action would be, you know, to go back and purchase something, but there's an expiry on the voucher. So you're offering ten percent off to try and get them to convert now. It might only have a twenty four hour lifespan before that voucher stops working.

So creating that sense of urgency helps as well. And a good it's always good idea to make sure you've got a single call to action, not many. So don't try and have an email with six different things you want the reader to do. Focus on one way possible as your key call to action, and that's the one you want to make the most important one, Of course, make it the button that's slightly larger than the others, or it's the one that's in the center at the top, whatever your, email, design, looks like, which we'll cover through shortly as well.

Now personalization touched on this a couple of times, but personalization is super important. This is where you can do things like put the contact's first name in the subject or the email.

Personalized content always works better than generic content, but you can go a step further and actually make your content dynamic in constant contact as well. For example, if you have a contact that is maybe, signing up to our donut shop here, x, y, z doughnuts, and they've told us that they're gluten free. That's their dietary.

Why would you then just send out a generic email to them with all of this, you know, delicious donuts and things, but, you know, they may not be able to consume some of the products because they're not gluten free products. What you could then do is use personalization to make your email dynamic. So if any gluten free reader is getting your email, they have special content that appears just for them, and it disappears for those that aren't gluten free. So it's using that dynamic content to your advantage, and that's almost what I like to call a hyper personalized email because it's really going to resonate with our reader.

They see that and go, oh, wow. This is just for me. This is exactly what I want. But, you know, when you're building the email, all you're doing is using the content that's in there to your advantage, using the data that you have about your contacts to make that email perform a lot better because it is personalized.

And, of course, relevancy.

Is the content relevant to the user and what they signed up for? If they're signing up for a, but just saying them b, you might get an unsubscribe because it's not relevant to them. It's not the same as what they expected or not what was promised on your website or whatever the case might be.

And personalization does work.

A personalized subject will get a fifty percent or generally has been shown to get an increase in open rates by fifty percent. Personalized emails in general are shown to get six times higher transaction rates. Great if you're selling something. And, of course, personalized emails can generate, a forty one percent increase in click throughs as well because of the fact that, you know, it's resonating with the reader. It's something that they're expecting, wanting. It's of interest to them.

So when it comes to getting your design right, a couple of key things to think about. Logo and identity. So is the logo familiar to the user? So again, if they've signed up at ABC Bakery, but they're getting an email from x y zed donuts, that's you know, there's no sort of, I guess, direct correlation there because it's donuts and bakery and x, y, zed, and a, b, c. So there's no sort of consistent, carrot theming there. So make sure that the logo and the identity of your brand is nice and clear, but is matching what the person is expecting.

Support your message. So whether when you've got some sort of message in your email, of course, which you would, it's important to use some imagery to back that up, but also social proof, which which means things like reviews, testimonials, links to videos of people talking about your product in a positive light. These kind of things are very important as well to actually help build that trust to the user in what you're selling or the the message that you're sending.

Branding and color important as well at x y z donuts which which is the the demo company we like to use here at Constant Contact.

We've got a purple color scheme. So if you suddenly threw a red in there, a red button or something, it doesn't really sort of look coherent with the brand style and the guidelines. And it just it it's always good if the email just matches the tone of your website, the colors of your website, that kind of thing. So there's no confusion about where the email is from and what the, the person's receiving from that email.

And of course, it's a good idea if the email does more than just tell. It's good if there's a bit of engagement as well. So driving people to your website, to download something, to make a purchase. So do more than just send them an email and expect that to be the end of the road for the customer or contact.

You want them to click through to do something, to read more, to learn more, to be educated, that kind of thing. And it's through driving traffic to other parts of your content network. So socials, downloading ebooks, useful resources, guides, or even just driving into your website is a good thing to do.

Now when it comes to your email, it's often a bit confusing about, well, what do I say? It's one of the common questions that I get here. And when I'm training is just as, like, what should I actually say in my email? Well, Well, the great thing is is if you're not the best with words, we do have an AI, content, a component within our email, so you can use that to generate the content for you.

And what that will allow you to do is then go through and have some of that automated for you. So you've got a bit of an idea of what you wanna say, and then, of course, you can get the system to create something nice, a bit more wordy potentially based on that. So generally, in a headline, it's always a good idea to talk about what you're offering in the body. How will that actual offer help the reader?

And from a call to action point of view, what do you want the reader to do as a result of this? Should they be, buying something? So click through to a website to purchase or to download an ebook so it'd be click to download the link, that kind of thing.

Now the wording is a little bit different for nonprofits. The headline should talk about what you're trying to accomplish.

The message body should be about why the reader cares, and the call to action is a little bit different about how the reader can actually get involved with a particular event you've got running or the fundraiser or whatever the different, the causes might be that, that your, NFP is involved with. So some slight different tweaks there in the way the email is worded, but not necessarily the design or structure that can generally stay the same.

So let's get building. So a couple of quick things. General process of design would be to have a logo first, a banner image, a headline, then go through to have your actual message body, which is sort of the main content of your email as such, a call to action, which is generally should be in your brand color, asking your audience to do something, and then, of course, your normal standard footer information, contact details, and so on would be after that as well.

Okay. Let's start building. So I've just got constant contact open here on the dashboard. Got a few ways.

You can go into marketing, email, which is where all of your different bits and pieces are stored, or, of course, we can go to create an email and choose it from there as well. And this will open up our template selections. So you've got some great templates you can choose from. You can search by industry.

You can browse the huge gallery there. But in this case, I'm going to start from blank because I just want to show you actually how easy it is to use the editor. There's heaps of great tools and functionality we can use here within the email builder itself.

Alright. Let's start with the first part of our email, which is, of course, our logo. Now even though I chose to start this email from a blank template, it's actually given us an image placeholder already, which is fantastic. So all we need to do is double click on it, and that will open up our image library.

They've got a few options. If you use Canva, you can connect to Canva and get your assets in here as well. You can, of course, upload your own images from your computer and pop them into constant contact, which I've done already. And there's also a great stock image gallery, which you can make use of as well.

But I've got all my different things in here. So I'm going to jump into a folder that I've made called logos and branding. And it's this particular logo here that I'd like to use. So I'm just going to select that and go to insert.

And that has popped our logo straight into our email. Next up, you might remember that one of the key things generally you have underneath your, logo is a banner image of some kind. So I'm going to grab another image from the sidebar here and just drag that in with a little pink line indicating that I'm dragging it underneath. Because I could have drag drag that above left, right, and so on, but I wanna make sure it's underneath.

However, don't stress too much. You can always use this little move tool here to move the block around. So if you do get the order wrong initially or you haven't dragged it to the right spot, don't stress. You can just click that and move it around again.

Again, this time, we will double click and open up our email here. And oh, sorry. Our image gallery, I should say. And I know I've got a banner that starts with the word banner.

I've named them all quite well, as you can see there. So I've just done a search for banner, and you can see all my different email banners that I've already got in here are already there on the screen. And I'd like to use this one here for my email today. So I'll select and then insert that one.

Now it is a little bit small, so what we can actually do is just grab it here by the right, on the bottom right there. You've got those little arrows. I can just grab it and make it bigger.

But you will notice that it won't let me drag it any more than that. That's as big as I can go. The reason being that at the top here in this little settings toolbar, you can see that horizontal padding and vertical padding has been turned on. And we don't want those because in this case, I don't want those anyway.

So I'm just going to turn them off, and then we can click and drag this right to the edge. There we go. And now our email banner is filling the space that is being given nicely all the way to the edge. That looks really nice now.

Next up, we'll add in a headings. We've got a heading of our email next, so I'll drag in a heading from the left hand side.

Looking good. And now I can double click on it and start to change the information. So let's go welcome to the donut club. And it would be great to personalize this with our contact or recipient's first name. Because, again, personalization will increase your engagement rate and open rate as we saw on the stats earlier. So to insert a piece of personal information that you've got on your contact list, all we need to do is come up to the insert menu, if that makes sense, which is great, and then contact details.

From here, we can now choose which of our fields I would like to insert. These are all the fields that I have on my list. And, of course, it's going to be first name. Now there isn't a fallback which you can put in.

What that does is it will, fall back and use this word or phrase instead if the chosen field is blank. So if you do have a few contacts without their first name, you don't know what the first names are, you can make something else appear here instead in the email. But I'm actually going to leave that blank. Reason being is because this heading will read nicely even if the first name field is blank.

So welcome to the donut club, Andy, if it was my email, or if if, we don't have the person's, first name, it would simply say welcome to the donut club. Next up, we might go on or we might go ahead and insert some, nice little columns into our email as well. So you can see here we've got a split article one. I might just go the, two column.

So I'll drag that down, making sure that the pink line is underneath the heading. But, again, if you get it wrong, you can always move them around by clicking on that little item there and then dragging it to where it needs to go. Wonderful. So what it's done now is because we chose the column one, two column, it's given us a nice little two column layout with an image at the top of each one, and underneath is some explanatory text there.

And it just sort of shows you what you could do and gives you some ideas for writing. But I'm actually going to use our AI content, tool that we have here in Constant Contact to write some content content for me. So I'm actually going to go into this section and highlight it all and just press delete or backspace to remove all of that information from there. And then what I'm going to do is go over to write with AI.

And this will open up a window or a little sidebar here where we can put in a prompt, and I've just pasted it from my extended to save you watching me type it all up. So I've got a little prompt in here. I can change the tone of voice if I want to, but I'll leave it as default. Hit create, and it's going to give us some text that we could use.

And you can also, again, go and grab more text. So if you wanna just tweak it a little bit because it didn't give you the result you wanted, you can, of course, go and, prompt it again or get some more. But we'll go and insert that because I'm happy with that. That's all looking good.

And we can now go and edit it. So it's completely editable now. We can go through and insert any additional text. You can change the formatting.

You can delete bits from it if you want to. Anything like that, you can you can adjust there, which is awesome.

Next step, I might do the same on the right hand side on that second column. So, again, I'm going to highlight the text from my prompt. Again, you would normally type it in, but in my case, I've got it prewritten to save us some time. Put it in the AI, so I went to write with AI, pasted it in here.

Let's go with a enthusiastic tone and hit the button there. And that's all looking good. Let's pretend that is all good to go. And you'll see there that once again, it's popped in all of our information for us automatically.

And you can see it's certainly being quite enthusiastic.

And, you know, this is looking quite good. But, again, you can tweak all this. So if it's not, exactly the way you look you like and you'd like to add some links to it or delete bits of text, add your own text, change formatting, whatever, you can do that now. It's completely editable.

Let's add some pictures in. So we'll double click here on this first one. This one's talking about our VIP, donut club. It's talking about donut deals and specials and that kind of thing. So maybe we'll find a product photo that just has some nice looking donuts.

Yep. This one here looks good. We've got two different flavors, so I'll go with that one and insert that in.

And once again, just like before, if you want to, you can remove the padding horizontally and vertically, which will let you drag it right out to the edge of that column. So it fills the space there nicely. Once again, this one here is talking about new flavors and different foods that we have. So for that one, I might go to product photos and choose our different cupcake combos and things that we have because maybe that's what we're promoting. And, again, optionally, you can remove the padding and pull that straight out so it goes to the edge, which is looking quite nice.

Awesome. It's always a good idea then also to to have a call to action in your email. So, yes, we've got some great information here, but we want the person to do something. We want them to join our donut club or to order some of these great new donuts that we have.

So what we can do here is grab a, button component, which is this one here. Drag it into place. Now I could either put if I just want one, I could pop it here, and it would put one button in the middle of those two columns. Then I'm going to have one per column because this one, I want them to join our donut club.

So I can go there, join the club, and of course, you can change the color of the button as well. And, you can choose your colors from the palette here. There's even an advanced one where you can be more specific. If your designer or or, person that's done your logo has given you the exact color code to match your color, you can type it in there as well to get exactly the right color.

And the good thing is also is it remembers your recently used colors. So our brand purple is already in there. So I'm just going to select that one there and, choose that color. I might make the button bold as well to make it stand out a bit.

Now, normally, I would also go and add the link. So this is where I type in the web address so that where the button goes when someone clicks on it.

I'll add another button as well in the right hand column, so I'll drag that down. This one will be, buy now or shop online now. Again, we'll might make it, bold and our brand purple. And, of course, you would then also to link it to where it needs to go with that little link tool there.

Excellent. It's all looking really good. Now just as a final thing in our email, it might be a good idea to, do another little column layout, but this time have our contact details in the bottom of our email. So I'm just going to grab another column layout.

Let's go potentially with, what have we got here that looks good? Maybe this one here, two column. We'll just go and drag that down. Again, just making sure that the purple oh, sorry.

The pink line is at the bottom of our, email there. And then we it drops it into the right spot there in our email when that's complete. Now in this case, I don't want these, pictures here, so I can press the bin icon when I've clicked onto the image like so. And now what I'm going to do is simply use these for contact details.

So I'm going to copy and paste our contact details from here. Again, just to save you watching me type them all out, I'm going to paste them in. And, of course, it might be nice to align the right side with the right edge on the right column and the left with the left like that. It's looking pretty good.

And, of course, if you wanted to, you can adjust the formatting with control b or coming up and selecting bold. I might want the phone number to be bold, so it stands out as well. And, of course, you can add links to the email address and the web address using the link tool provided. And one other thing I might do as well is it's always a good idea to promote your social media, social follows, and that kind of thing.

It's a good way to get your audience just to engage with you on social networks as well. So we've got this one here, this, this block called social follow. And I might drag that down to pop it underneath the contact details on the right, because I guess it is another way to sort of contact you through social.

Now an important thing is when I'm dragging this down, you'll see again that pink line is showing me where it will go when I let go of the mouse. When I'm dragging it down, I wanna make sure that it's not here or here because for me, I would really like these social details to be directly underneath our phone numbers and things. So when I drag, I'm going to make sure that the pink line is just underneath that column there, as you can see, not the whole email like that. So just underneath that right column. So it can be a little bit it's pretty easy to use. You just need to make sure that little pink line is in the right spot before you let go. But, again, as I said, you can always move it afterwards if it didn't go to the correct spot.

So that's now put in some social icons. I might align those to the right as well. So up here, you go all your little alignment things, but I just wanna take it over to the right hand side there. You can also remove the padding if you want to, but I'll keep it in there because it sort of keeps it off the edge of the email nicely, which is pretty good.

Now you might be wondering how on earth do I set where my YouTube button goes or where my Facebook button goes. Well, once you've clicked on it here, at the top is an edit button. And here, you can do a couple of things. Firstly, you can choose from different styles of social icons, including different shapes as well.

So you can do a speech bubble, that kind of thing. And also, down here under social pages, you can set which ones you might want to use. So maybe you don't use YouTube, so you can take that out. But you do have a website, an Instagram, and a Facebook.

So you just go in and paste or type in your Facebook, Instagram, and web links. Or you can like go and add another one to go, oh, email. I wanna put our email address in there. Info at x y z donuts, for example, whatever your company is.

So let's now add an email icon. So that's how you can customize those different icons there to suit your needs as well. One last thing I did sort of say that the, the headline, if possible, should be in your brand colors. I'll just go and change that now.

I've just highlighted that text. I can come into the text tool here and choose purple to make that our brand colors as well. And there is one element. There's lots of, sort of, I guess, blocks and things here on the left hand side, but there's one that I tend to use quite regularly, which is the spacer.

If you ever look at your email and go, I I'd love a little bit more breathing room in there, grab a spacer and drag it in. It's such a great component. It's very versatile. You can adjust the spacing of it.

So if this is a bit much, you might go and make that twenty. And what it does is it just gives that little bit of extra breathing room between your components. It's a good idea to have your email not looking too cluttered.

Just sort of, you know, make it nice and easy to read, not too much going on all the time in the same spot. So putting a spacer component can be quite good as well. I might also put one down there. Just to separate that ever so slightly from the contact details so people know that the email has finished, and that's all looking good there as well.

Now one of the other great things you can do with Constant Contact is make your email dynamic. So for example, if you have contacts on your list that are, for example, gluten free, that is useful to know as a donut shop in a bakery. If that contacts are gluten free, why don't we make it so that this email has something different that appears just for readers that meet that criteria, such as gluten free readers. So let's go and build this out now.

All I need to do is come down into my email, and I'm going to bring in another section, another block from the left hand side. And this block is going to have some information that's just for our gluten free contact. So, only they will see it. So, I'm going to grab a text block and place it into my Email.

I wanna put it right there so it goes across the whole screen. Looking good. And I maybe also wanna put an image off to the right hand side. So I'm going to grab an image, drag that in.

Now at the moment, I can put it at the top.

I can put it at the left, the bottom, the right. But you'll notice is that when you're close to the edge, but not at the edge, close to the edge, it does let you place it inside the text block as opposed to next to the text block, which is what would happen if I let go now. It would be next to it in terms of, you know, almost like two columns. But I want this picture to be inside the block. So I'm going to drag it here and make sure that pink bit there is showing, and that just highlights to me that if I let go, that's where the image is going to be. So let's first put in an image that would be nice for our gluten free readers. So, again, we'll double click on it.

I know I've got a gluten free donut image in here somewhere, so I'll search for gluten.

There it is, and press insert. And that's then inserted that straight into my email, and I can, of course, make it bigger if I want to as well.

Next up with the text, let's go and use the AI again to come in here and write some text.

And we'll go and create that text.

And then once that's generated, we'll pop that straight into our email.

Looking good. And, of course, then if we want to, we can make the picture a little bit bigger, but I might like to make it probably just about there so that sort of looks nice within the email. And I might just drop this down the line here and make that a bit bigger. So it sort of looks nice in terms of the text and has a nice new paragraph starting at the bottom there.

Excellent. Now at the moment, every single person that gets this email will see that. Reason being is that I haven't told Constant Contact that this sectional block is only for gluten free contacts or readers. So to do that, all I need to do is click on this light bulb icon here.

And this is now asking us, do we want to make this sectional block dynamic?

Yes. We do. So we'll switch it on, and it's also asking us to give this block a name. It this is only visible to us, by the way.

This is useful as well if you have multiple dynamic content blocks within your email, and you wanna switch them on or off to see what different criteria is causing your email to look different and appear different. This is handy for you and your colleagues as well. If you've got that information there, super easy to see under which circumstances something should appear or disappear. It makes testing and previewing so much easier.

So now we need to tell Constant Contact under which, criteria should this information or section appear. For us, it is when our contact's dietary is gluten free. So if you've got vegetarian as one, you might put vegetarian in there and so on. So you can make different contact, content blocks for different criteria.

And you can make more than one on email too. You can make several, which is really cool to have your email very dynamic and personalized for your audience. So there you go. It's popped that into our email.

And now if we want to we can go and review it. So go to the preview section.

I'll just turn that off for now. So this is what everyone sorry. I'll turn it off. Sorry.

That was already off. This is what everyone who gets our email will see, from a standard contact. That's looking really good there. However, if your contacts are gluten free, that's the criteria that I've chosen to make dynamic.

If I turn this on, I am now viewing the email as a gluten free contact. And you'll see that this section is appearing just for me, and of course, others who might be gluten free. But if I turn it off, this is what everyone else gets. So the preview function within constant contact is great because it actually allows you to preview the different dynamic content sections you have in your email so that you can see all the different versions that are going out to your contact list before you hit send.

Speaking of which, you can then come in here and then send a test email to yourself. And then when everything's good to go, you might like to also come into here and change the name of the email as well, which you can do at the top there. You might call this email template or donut club welcome email, something like that. And, of course, at the top of the screen here, this is where you can set the subject of your email, the from name, and these types of things you can adjust in here as well at the top.

So this is the title name of the email that only you see. This is the front details, subject line, and preview text, which everyone will see when you send this email. And, of course, when you're good to go, you can continue the email or, sorry, rather continue to the next step, which allows you to save it and everything. And, also, in there, there's a screen which allows you to then send your email as well.

You can choose your list or groups of people from your list, your segments, all kinds of things you can choose on the next screen when you send your email.

Wonderful. Now, of course, when you're using a new platform or just getting started and looking to send your first email, it's always a good idea to have someone to help you out when needed. And we've got our customer hub as shown there on the screen. The constant contact dot com slash get hyphen started is our customer hub.

Heaps of great resources, recordings very similar to this one, how to guides, of course, and, lots of information on how you can get support from our team based right here in Australia as well. If you need it, it's all available there in the constant contact customer hub. Thanks again for joining today's constant contact power session. My name is Andy.

Have a great day. Thank you.