On Demand: Unlock the Power of Email Automation to Streamline Engagement

[Chris-S]

Transcript Below

Click to see more

Hello, and welcome to this morning's Constant Contact Power Session, unlock the power of email automation to streamline engagement. My name's Andy. I'm a customer marketing manager here in APAC for Constant Contact, and I'll be taking you through today's session.

Now if you are new to our power session series, they're short and sharp sessions, generally about thirty minutes max, designed to let you learn something new and then get straight back on with your day. And today is actually the second of several sessions we're running. You can find others on the list provided there on screen. We've got a couple coming up in December, as you can see.

Now just a little bit about Constant Contact before we dive right in. We've got over five hundred thousand customers globally and been operating for over thirty years, and we help those customers send over one hundred billion emails per year. But we're more than just email marketing. Of course, do surveys, automation, which is a big one in today's session, AI powered campaigns, events, lists, and segmentation, and, of course, landing pages.

Now here at Constant Contact, we did a report, late last year called the current state of SMB marketing and found in that, report when we surveyed many consumers and small businesses that twenty seven percent of consumers state that they never hear from an SMB again after making a purchase. And this is somewhere where automations can really help us in terms of automating this workflow, saving us a bit of time and effort as well. And one of the things we hear quite often is that there's simply not enough hours in the day as a small business to set up and and create these things and just sort of work with our customers to create automations and just get back to everyone with everything that we might need to send them as a result of a sales inquiry or whatever your customers might be doing.

It could be a purchase from your website, completing a form, downloading something, and so on. But automation does reduce overhead by over twelve percent and increases sales productivity by over fourteen percent. So So it's worthwhile doing, and that's what we're going to set up in today's session. Now just quickly, a couple of the benefits of actually building out an email automation.

As you can see there, it does save time and resources because it's Constant Contact, the system doing the work for you. It's a great way to improve personalization as well because it allows you to reach out as if it's a one on one, but it's automated behind the scenes, which is great, and, of course, can help improve engagement as well. If the emails and the content going out are at the right time, the right cadence for what your customers are expecting or what they signed up for, it's a great way to allow them to really be engaged with your business and the different products and services that you provide.

Of course, it'll also enhance retention as well, particularly when you've got, nurture streams built up, which is a whole series of emails that you might be sending one after the other. That could be to assist your, customers in onboarding, or maybe it's a sales, nurture that you're running where you're sort of taking someone through a new product or service to help them learn and educate how it's used, and then hopefully as well, then purchase from you, reducing costs as well, and, of course, supporting scalability. You can't scale something very easily and quickly if it means you need to clone yourself. So if you can get an automation to do that work for you, it really supports that scalability piece because it makes it so much easier and faster to grow quickly at scale when you've got, the work being done for you as opposed to having to send out emails manually or pick up the phone, that kind of thing. You can really automate those processes, from an email marketing point of view.

So where can you use, email automation? I've touched on a couple of these already. So welcome email is a big simple one that so many people aren't doing. It's just such a great and easy way to introduce your business and to thank them for subscribing to the list, giving them sort of some assets, resources, maybe a discount if that's something you do, just to get them started with the process.

It's also good to then, do a nurture sequence as well. What I mean by that is just a series of emails sent over time. Again, could be to onboard a staff member, could be a product that you're selling to a customer or a service. Just showing them how to use it, how to make the most of it as well.

Abandoned cart reminders is a big one as well. You've probably received many of these, especially with all of the sales lately this time of year, the Black Friday sales. Lots of abandoned cart reminders, certainly been receiving them. And often, they will contain a discount as well, which is great.

Follow ups can be a good one as well for automations. If someone isn't engaging or hasn't done something that you've asked them to do, like click on a specific link or open a specific email, then you can follow-up with an automation as well. A big one is for events as well. There's a lot of pieces and moving pieces that, make up an event workflow, when you're running an event, everything from registrations to dietary requirements, if it's an in person event, to then sending out surveys during or after the event and then wrap up emails with videos and these kind of things.

So great space for email automation is in the event piece as well with your event comps. And, of course, reengaging contacts that haven't engaged in the past, perhaps sending them a few gentle nudge emails to try and get them to reengage with you.

Interesting also in this survey, we found that sixty percent of small to medium businesses are working more effectively in their marketing as a result of having AI and automation, of course. And, many eighty five percent there of SMBs expect to see a positive impact on their marketing because of things like AI and automation. So the stats back up better is worth doing, definitely worthwhile, setting this up, which we'll show you today.

Now speaking of welcome emails, one of the ones I touched on, one of the common, and very easy to set up email, automations, they do generate hundred and sixty percent higher open rates, six hundred and sixteen percent higher click through rates. And also with the abandoned cart emails, they generally have an average open rate of just below thirty percent. So some real areas here that we're seeing some fantastic, use cases for this working really well, and numbers are backing that up as well.

So what we'll cover today, I'll run through a couple of tips and tricks on how to engage your order audience through these automated messages, how you can use them, what they or what's the different pieces you need to have ready, and where they can fit into your, small business workflow.

Also, how to create timely and relevant automation. So it's always a good idea to think about what are we sending when, what's in there, and what is the goal of the communication. Are we just sending it for the sake of sending it, or is there a point behind? What's that key drive or that call to action that we want our customers to take? And also then, we'll jump into Constant Contact and have a look how to set them up. So part one, how to engage your audience through automated messages.

Now there's a couple of great ones. We'll go through some of these as well. We've got the welcome series, the nurture series, and anniversary one as well. So when it comes to a welcome series, the the best thing that this can do is to make a strong impression.

So welcome someone as soon as they sign up to your list or join your newsletter, that type of thing. This type of email helps build engagement. It strengthens your brand identity, boosts conversion, and, of course, encourages loyalty. And these emails should generally and they work well when they are personalized, when they are sent immediately after that contact or customer joins your list.

They should be concise, incentivized where possible, and have a single clear call to action. So don't not even message too much with, you know, you don't want the person to do six different things. Just try to get them to do one, whatever that might be, to purchase, to download something, visit your website, like you on Facebook, whatever the actual general call to action might be.

And the second one is a lead nurture series. So sort of like the first one, but more than just that one email. These are really good at converting readers into buyers. They build trust and credibility.

They will increase engagement, of course, as well. And it helps guide the contact through, say, a sales funnel. If it's a prospect, someone who doesn't yet have products or services with you, or can help guide a contact through how to use a new product or service if they are already an existing customer. So it's great for it's great for educational emails, onboarding, that kind of thing. It also improves conversions and the adoption rate of your products and platforms as well.

This email, if possible, should or these emails should be segmented. They should focus on value if it's for a sale or a prospect or education if it's an existing customer. The timing needs to be optimized as well. You don't wanna send them too frequently, but also not too far apart.

You wanna make sure that the cadence is right, and that is something you can adjust as you test and refine that last one there. Very important to make sure that you don't just turn something on and let it run forever. It's It's always a good idea to see who's clicking through, which email is causing people to unsubscribe, and why. These little things you can sort of work out from these different, these tests that you might run.

And then, of course, refine as you go from there.

Also, the, anniversary email is another type of automation you create, and these create memorable moments because it allows you to strengthen the customer relationship, reminds someone of that contact they had with your brand at some point in the past, and then hopefully gets them to encourages them to reengage with you. And it's great to highlight achievements as well. One of our real estate or a couple of our real estate customers are using this to, remind the person that they've had their house or property for one year, two years, three years as time goes on. And that brings that real estate agent back to the top of mind again, just in case they're thinking of purchasing another property, selling their existing one, perhaps an investment, that kind of thing.

So it's a great way to, you know, just reengage with a brand again. These emails, again, should be personalized. All emails should be personalized, really. Incentivized if you wish.

It's great to celebrate the milestones. So actually call out how many years it's been or if it's a happy birthday, obviously, with celebrate the contact's birthday. And, of course, get the timing right. There's nothing worse than sending an anniversary email on someone's birthday, but accidentally sending it a few weeks before or worse still after the important event.

So a good one to think about there is just that timing piece. But, of course, in constant contact, you can set up the date of birth field and trigger off that as well.

And finally, the abandoned cart email. This one helps you convert sales. So these ones help, recover any lost revenue of someone abandoning their shopping cart. It reminds, of course, can be great to create a sense of urgency. Your product is running low or we've secured it for two hours or this deal or discount code only lasts for two hours. That kind of thing helps improve conversion rates and, of course, automates that sales process to try and get more sales as well.

These work well when there's multiple and they're staggered. So you might just have reminders as the discount gets removed. So, you know, for example, this discount lasts for twenty four hours, and then towards the last two hours of of that window, your discount will be removed in two hours. Get in quick or this size is selling out if it's a clothing item, that kind of thing.

Of course, use an offer to drive them back when possible. Definitely personalize the email based on product or category, if you can as well. For example, if someone's been looking at fitness wear and has some, fitness products, maybe, a gym single or something in their shopping cart, then that email to try and drive them back shouldn't talk about shoes, potentially, because that's not the item in particular that they they were looking at. Yes.

It could be used elsewhere in the email to help drive people back. Maybe they're interested in shoes as well, but the key call to action, the key messaging, should be about recovering lost revenue from that item that is actually in their cart, the ginsenglet, for example. So you might have fitness based stuff in that email as well as driving them back to the cart. And, of course, including social proof is a good idea in here as well.

The person may have dropped out from the cart because they weren't sure how long shipping would take, or is there a returns process? Is it easy? Is it free? Addressing those common concerns as well, is is a good idea in these particular emails.

And, of course, the social proof piece is all about reviews and testimonials and, you know, rated five out of five stars and watch these YouTubers talk about our product, etcetera, etcetera. So just building that proof around that it is a good product or service and building that trust piece.

Oh, part two. So how do we actually create timely and relevant automations? Well, they're all based on something we call triggers in constant contact and and that kind of thing. So these are basically setting up what will cause the automation to start running.

So you don't probably don't want it running all the time. You want it running based on when something occurs or does not occur. And the different triggers you've got available are things like when someone is subscribing to your list or added to a list if you're adding them manually or uploading, when a particular tag is added to a contact. So you might have a nurture sequence running over here, which is tagging someone as high value when they click on certain parts of your email, like the pricing link or the book a call with a sales rep link.

So you're tagging them as being interested in your product. You could have another automation running that then listens for that tag to say, oh, when someone is marked as high value over here in that tag, then we'll throw them into another email nurture instead that's a bit more fast paced because we know they're interested right now. So it's great. You can sort of stagger these automations and build them together through tagging.

You can also trigger an automation based on when a customer or contact is added to a specific segment in Constant Contact. They have an anniversary or birthday, so something date related, when they click a link in an email, when they don't have much engagement with you. So if they aren't clicking links or opening emails, that could be a trigger as well for an automation.

Abandoned cart, of course, placing an order, and the order being fulfilled. And those bottom three there work really well when integrated with our shopping, providers and platforms that we have. So you can automate some of that as well. Automate an automation one. Okay?

And on the right there, you can see some examples. So you've got a trigger, a delay, sending an email message. And then one great thing you can also do is use conditional splits. And this actually personalizes the path that we're taking that user on or that contact on.

So you could say that, okay. Well, they get these first three emails, but then if they click a certain link in email number four, then they'll pivot a little bit and get a different email a. Or if they don't click the link, they'll be email b. So something you can see there on the screen.

So it's a great way to then not send every contact the same thing all the time. They're going through different paths, almost like a choose your own adventure, as they go through the system. So that's a really useful tool you've got access to as well and worthwhile doing.

And, of course, you could do it based on shopping activity as well. So if they placed an order versus not placing, the number of I should say orders. My apologies. Not right. This the number of orders versus so if it's high or low, different parts again, or the total value or money spent on orders too can be ways to conditionally split the path that that user has taken on.

Alright. Let's, now jump into actual constant contact and set up some of these automations.

So first, we'll do a welcome email for new subscribers. What this first one is going to do is a simple welcome email that welcomes anyone who joins our list. Now I'll first show you I'll just open another tab, the actual, email itself so you can sort of see what we're sending here. So I've just made an email earlier called welcome new subscribers.

I'll jump into the preview section so you can have a look. There we go. It just says thanks for subscribing. Gives them a little discount if they scan the code.

Also promotes our recipe club that we've got here at x y zed donuts as well. Maybe they're interested in that. And, of course, they can jump straight through and purchase something from us as well. So nothing too fancy, but just in a nice simple email, of course, personalized with the, recipient's first name in the subject and in the message body as well.

So to start building an automation, we'll jump over here into marketing, and, of course, it's down here in the automation section.

Now you've got a couple of different ones here, some recommended parts. You can build your own as well. For me, I'm going to do add it to specific list. The reason being is I have a main customers list, and I'd like to send this welcome email as soon as someone subscribes to that list.

And we've got that, subscribe form sitting on our website where they can join as well, so that's nice and easy. So this is the one I'm going to use, this template here. And I'll just come through and just do welcome basic. There's lots of prebuilt ones that you can use here that help you set up the flow.

But as you'll see, it is a really easy to use drag and drop, automation builder. It, lets you customize it. You can remove steps, add steps, add a timer as well because you may not want to send the email immediately. All these sort of things you can do with the automation builder.

Super easy. We'll have a look. So let's go with welcome basic because it's a nice easy one to start with, and that will build out our automation for us. Now the first thing it's asking us is which specific list would we like to monitor for new people joining?

So new customers and new contacts joining. In my case, it's going to be my x y zed doughnuts customers list. That's my main list that's on my website. People can fill in the form and subscribe to our newsletter.

So that's the list I wanna use for welcoming people.

You can the great thing is you can add more to this as well. So you could do welcoming off of multiple lists if you wanted to in the same step. But we'll go with that one for now.

And the first step is already set up for us. That's the trigger I spoke about. What's the trigger? It says subscribe.

And what list is it? It's the x y zed donuts customers list. That's my main list that I wish to trigger subscribes for.

The second thing is, okay, when someone does that, subscribes to my customers list, what do we want to do? You will see here that there there is already because we've chosen this prebuilt one. And is there already an email in there? So all we need to do now is come to the three dots and actually edit and select our email.

Now we can, from this step, actually build a new email, and it will take us through and allow us to edit the email. But I've already got one, so I'm just going to go through and copy it. And it's called the I've made it nicely as you can see. X y zed donuts welcome new subscribers email.

So it's gonna make a copy of that for us so that we know it's specific for this automation.

That way, if, one of our colleagues or I come back later in a few months to have a look, I know that it's in use and I don't accidentally, you know, tinker with the wrong one. So it's created a copy there for us, and we can press continue.

What that will do is it'll build the workflow for us, create a copy, and then we can then go in and make any customizations that we need to. So we can make some tweaks to this email if we need to, such as the subject line there. So we'll go and adjust the subject line. We'll make it thank you for joining.

First name and save that particular one there and then save and close. So it's great. Even though we are coming through the automation builder, it allows us to preview and check the message that we're choosing, which is incredibly important because you don't wanna choose the wrong email in an automation workflow. Turn it on and then expect it all to be right.

It's always a good idea to run through the process and check what's being sent and, of course, run through the nurture yourself by filling in the form or subscribing and seeing what you get. You'll get the email, obviously, but it's always a good idea to test and check. So there we go. That's been done.

You can then come in and, make some additional changes to the settings and things if you wish to, or then activate it, of course, which is the good one as well for me. For now, I'm just going to save and close.

And you'll see here that it's now created that automation right there for us. And if we want to, there's an option to rename it so you can give it a nice easy name as well. That's easy for you and your colleagues to see or your, any of your coworkers to see. And they'll know exactly what it's doing and what's going on, which is great.

The next one we'll do is a happy birthday email now. So this is a date based one. So I'll come back into Constant Contact again, still in the automation one. And this one is going to be again, I've got one that's built there for us, which is birthday basic.

So there's, one already prebuilt for us. And this is just on the left hand side. If we scroll down, you'll see all these prebuilt ones. It's under the calendar date, so it's telling us it's in relation to a date field.

And this is where you would actually find the anniversary ones as well. So you can send on the anniversary of joining a list or other date fields. But today, we'll do birthday basic. Create path.

It's going to open the automation builder again. You've got a few options. You can send this one a number of days before the birthday or on the person's actual birthday. And that's just referencing the date of birth field that's on your contact list if you have one.

So you do you can send it earlier if you wish, which is handy if you perhaps want to send them a discount code or a voucher for purchasing something from your website or a retail store that gives them time. They don't need to just do it on their birthday. They might choose not to check emails on their birthday, for example. So, you know, you could send it a couple of days before.

And then again, you can choose which lists to monitor. For me, I'm going to set it to any list because I've got lists for VIPs.

I've got lists for, customers, lists for, you know, just people that have purchased products, just different kinds of lists. So for me, I'll just use the date of birth field on any of my lists because it would be still relevant to send a happy birthday message to those who whose birthday it actually is. And then secondly, again, just like before, we can edit the second step of the automation here.

Choose our email or make a new one. I do have one called happy birthday.

Press continue, and it will take us through to have a look at the email to make sure everything's okay. Again, we're personalizing it, which is great. We've got our QR code in there, which they can scan to get a discount. And then, of course, if we want to, we can adjust the subject and so on, make any changes that we would like to, and then save and close to return back to the automation builder.

And then, again, we can turn it on straight away with activate. In my case, I'll just save and close. And, again, takes us back to our automation path down here so we can always have a look and, see what's going on, how many have been sent, what's what part of the process the auto contacts are in, and so on. And the final one, this one will be a little bit more complex.

So with this one, we're going to send a series of emails over time. So not just the one. I'm going to pop a wait step in there as well so that our contacts, will then be able to wait or the or the rather, the system will wait between sending these emails because we don't wanna send all three recipe club, booklets for the recipes immediately, which would happen if we don't add a wait step. So for this one, we're just going to pop in some wait steps.

So I'll show you how that one works. Again, we'll create an automation. We'll go through and use a template here. And this one, we can just use a welcome series.

Basic again if we want to. Because at the end of the day, the automation builder is going to let us add more things into our automation as we build it, including extra emails, wait steps, tagging, filtering, and that kind of thing as well.

So in this case, it's just telling us again that this is based on a subscribe event. Which particular list is it? For me, I've got a list called x y zed donuts, which is our fictitious donut shop. It's called x y zed donuts recipe club.

So I know when someone signs up to the recipe club list, again, it's another little subscribe form on our website. I know that they're interested in recipes and thus will probably want to receive recipes from us, hence the name of the list, recipe club. So that's the list I'm going to use for this particular automation. And I'll just press save there.

So the first step is already done. It's just telling us that when someone subscribes to the recipe club, then run this automation.

Now with this one, this one got three emails. It's got ebooks one, two, and three, each with different recipes. So for the first step, excuse me, I'm just going to come through and select edit.

I've got the email prepared already. Saves you sitting there watching me build one for ten minutes. So I'm going to choose my first one here called x y zed donuts recipe club, and it's email number one.

Press continue.

It then once again takes us through to the email builder so we can have a look. And the first book called Cooking with Hammers, and it's great because it not only does it let them download the ebooks so they can then read and print it out and so on, we've also got a call to action which takes them to our online store because we're a bakery where they can actually buy the cakes if they don't wanna make them. They could say, well, I've got the ebook. I know how to make it myself. But, in this instance, I'll just go and purchase some pre made ones, and that little button will take you straight through. So, yeah, good little email there.

Save and close.

And again, that will take us back to the automation.

And the next thing we'd like to do is actually add in a time delay. So on the left here, you'll see you've got these things you can add into your emails, like time delays, a conditional split, which is where it splits based on them doing or not doing something or something being true or false. And you can even have actions such as updating a contact field or adding and removing a tag. These things are great because what you could do is tag someone as being a prospect.

And then when they receive an email that tries to sell something and they do go and buy that thing that you wanted them to buy, you could remove the prospect tag because they're no longer a prospect. They're just purchased from you. So these automations are really powerful, and it is a drag and drop editor. So you can simply grab one of these, drag it into the spot there, and now it's allowing us to set a delay.

Now with this one, we might do a weekly series of e recipe, books. So we'll do a one week delay. And then after that, we'll send another email. And just to save time, I'm actually going to drag them all out now.

We'll wait another week, and then we will send our third email in the series. So we've got our three emails all separated by a one week delay each. And all I would need to do is come into each one, edit, choose email two, press save and continue, come down to here, edit, choose email three, save and continue, and so on. And by the way, with the time delays, you can edit that as well.

You can do minutes, hours, days, weeks, or months. So you can be really flexible, And the delays can be different. Again, if you're adding a conditional split into your email where you're sending two different streams now based on a certain, thing happening or not happening, the time delays can be different. So the yes could be much slower than the no.

You could have things going out daily on that one, whereas here that might be weekly. So it's a really great way to build an automation that exactly suits your needs and what you're looking to achieve. So it's a good one to think about as well.

Wonderful.

That's those three ones there. Just some quick features on automations. We've got the different packages, have different automations. So you can see on the screen there that the different ones you might be able to access based on your particular package that you have.

And, of course, if you need any help at any time, there's our great customer hub you can see at the link provided there on the screen. We'll send this one through to you as well with the recording of today's session so you can refer back to it. But the customer hub, is a great one as well. Heaps of great resources for getting started, training materials, other sessions just like this one, and, of course, the ability to contact our support team based right here in Australia as well.

Now if you are interested in that report that I've referred to a couple of times, the current state of SMB marketing, it's a free download provided at that link there on screen. Thanks again for joining today's Constant Contact Power session. My name is Andy. Have a great day.

Thank you.